Asal usul istilah kepatuhan dapat ditelusuri kembali ke kata kerja Latin lengkap—memiliki semua bagian; untuk membuat utuh atau sempurna. Kepatuhan menjadi populer di Amerika Serikat pada akhir tahun 20-anth abad dan mendapatkan daya tarik pada pertengahan tahun 2000an. Sebagian besar organisasi saat ini merasa kesulitan untuk mengatasi peraturan rumit yang lebih menekankan pada kepatuhan. Meskipun mematuhi peraturan mungkin tampak tidak diinginkan, organisasi-organisasi besar menyadari dampak dari ketidakpatuhan. Faktanya, kerugian akibat ketidakpatuhan hampir tiga kali lipat biaya program kepatuhan yang efektif.
Apa itu Program Kepatuhan?
Program kepatuhan adalah serangkaian kebijakan dan peraturan yang diterapkan untuk mematuhi undang-undang, peraturan, dan regulasi atau untuk menjunjung reputasi organisasi. Fungsi kepatuhan organisasi memeriksa undang-undang dan peraturan yang ditetapkan oleh badan pemerintah dan memastikan bahwa bisnis mematuhi peraturan eksternal dan pengendalian internal. Program kepatuhan yang kuat membantu organisasi,
- Merumuskan dan mengatur prosedur
- Mencegah ketidakpatuhan terhadap hukum
- Menilai dan mengidentifikasi masalah dalam proses bisnis
- Identifikasi penipuan melalui audit
- Menyelaraskan budaya, aturan, dan prosedur internal perusahaan
- Tentukan proses eksekusi
Ada keuntungan signifikan dari program kepatuhan yang baik. Program kepatuhan yang efektif,
- Mendorong identifikasi risiko yang sebelumnya tidak teridentifikasi
- Meningkatkan komunikasi dan pelaporan kepada manajemen tingkat atas
- Mempromosikan perilaku etis dengan mendorong “budaya kepatuhan”
- Memungkinkan bisnis untuk meningkatkan ekuitas merek mereka dengan menunjukkan profitabilitas dengan cara yang memuaskan secara hukum
| Baca lebih banyak: Peran Manajemen Perangkat Seluler (MDM) dalam Kepatuhan |
Elemen Kunci untuk Menciptakan Program Kepatuhan
Meskipun terdapat berbagai program kepatuhan, masing-masing program harus memiliki beberapa elemen kunci.
1. Atur Nada di Atas
Titik awal dari setiap program kepatuhan yang efektif adalah manajemen senior dan rasa tanggung jawab yang mereka miliki untuk melindungi aset keuangan dan reputasi bisnisKomitmen yang ditulis dalam buku pegangan, dikomunikasikan melalui email, atau diunggah di situs web hanya sekadar basa-basi kecuali para pemimpin benar-benar mewujudkannya. Mereka perlu mendukung dan memberdayakan individu yang memiliki tanggung jawab sehari-hari untuk mengurangi risiko dan membangun kepercayaan organisasi.
2. Menyusun dan Meninjau Kebijakan
Lakukan audit kebijakan untuk meninjau dokumentasi yang ada. Hal ini membantu menetapkan dasar untuk program kepatuhan yang memiliki kebijakan dan harapan yang jelas. Setelah semua informasi dikumpulkan, inilah saatnya meninjau kebijakan, prosedur, dan standar perilaku yang ada untuk memastikan kebijakan, prosedur, dan standar perilaku tersebut sejalan dengan peraturan saat ini, sasaran kepatuhan, dan harapan kepemimpinan. Izinkan program kepatuhan baru tersedia bagi karyawan. Memperbarui dan meninjau kebijakan secara berkala dan memastikan semua orang di organisasi memahami kebijakan kepatuhan adalah landasan keberhasilan program.
3. Penilaian Risiko
Program kepatuhan bukan hanya tentang mematuhi proses namun memahami risiko yang dihadapi organisasi. Organisasi melakukan penilaian untuk mengidentifikasi berbagai jenis risiko. Misalnya, sebuah penilaian audit internal kemungkinan besar akan mengurangi risiko keuangan, operasional, dan kepatuhan. Sebagai bagian dari proses ini, penting untuk melakukannya memverifikasi perusahaan yang sah untuk memastikan semua kemitraan dan kolaborasi mematuhi standar kepatuhan. Fungsi kepatuhan berfokus pada risiko-risiko yang paling signifikan dalam organisasi dan memberikan dasar untuk menentukan tindakan yang diperlukan untuk menghindari, memitigasi, atau memulihkan risiko-risiko tersebut.
4. Pengujian dan Pemantauan
Pengujian dan pemantauan yang kuat terhadap program kepatuhan sangat penting untuk menganalisis kinerja kebijakan kepatuhan dan membuat perubahan bertahap. Proses pengujian dan pemantauan dimulai dengan penerapan pengendalian yang tepat untuk mendeteksi kesenjangan dan memastikan kebijakan perusahaan yang baik dilaksanakan. Setiap perubahan dalam prosedur bersifat transparan dan semua informasi relevan didokumentasikan. Temuan-temuan dari penilaian risiko dapat berfungsi sebagai titik awal untuk pengujian dan pemantauan program.
5. Komunikasi Program Kepatuhan
Keberhasilan program kepatuhan sangat bergantung pada terbukanya jalur komunikasi. Program kepatuhan harus diintegrasikan ke dalamnya aplikasi manajemen karyawan Anda atau sistem dan memungkinkan karyawan untuk melaporkan pelanggaran dan mengatasi masalah etika secara anonim. Membangun jalur komunikasi antara fungsi kepatuhan dan karyawan sangat penting untuk memastikan insiden dilaporkan dan dapat dihindari di masa depan. Organisasi juga harus melakukan program pelatihan untuk meningkatkan akuntabilitas perilaku etis melalui pelatihan rutin dan penilaian kinerja.
6. Tindakan Korektif
Resiko ada dimana-mana, misalnya timbul kekhawatiran besar potensi penyalahgunaan AI generatif, baik melalui penyebaran informasi yang salah, manipulasi, atau keluaran yang bias. Mengatasi risiko-risiko ini memerlukan langkah-langkah proaktif untuk melindungi terhadap konsekuensi yang tidak diinginkan. Risiko kepatuhan yang signifikan dapat ditemukan melalui audit, a Data pelanggaran, atau tinjauan internal. Dan ketika hal ini terjadi, fungsi kepatuhan harus memiliki otonomi untuk memastikan kemajuan operasional yang baik. Seperti disebutkan sebelumnya, organisasi menghabiskan banyak uang untuk kepatuhan. Tanpa penegasan yang tepat, program kepatuhan tidak akan memberikan dampak nyata.
Wrapping Up
Meskipun tidak ada pendekatan yang universal dalam program kepatuhan, organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan kepatuhan dan dampaknya terhadap aktivitas, produk, dan layanan mereka. Jika suatu organisasi tidak memiliki program tersebut atau perlu memperbarui program yang ada, pastikan bahwa program tersebut merupakan ringkasan dari seluruh kebijakan dan berfokus pada bidang bisnis paling sensitif dengan risiko tertinggi.
Scalefusion MDM dapat mendukung program dan inisiatif kepatuhan organisasi Anda. Jelajahi lebih lanjut dengan a Uji coba gratis 14-hari periode.
