La plupart des entreprises ne disposent pas d'outils adéquats pour mener des enquêtes internes, car il y a toujours trop de choses à considérer. Il est impératif de disposer de technologies et de processus pour préserver, collecter, traiter et examiner les données liées aux enquêtes internes. Mais pour la plupart des organisations, il est difficile de savoir par où commencer.
En déployant des efforts initiaux, les entreprises peuvent améliorer les résultats de toute enquête susceptible d’être menée. Certains efforts supplémentaires peuvent atténuer les complications juridiques et logistiques qui pourraient survenir, les entreprises peuvent s'adapter à la direction que prendront les faits, ou même prédire comment la portée du projet pourrait changer à l'avenir.
En raison de la pandémie de COVID-19 et de la nécessité exclusive de travailler à domicile, il est devenu d'autant plus difficile de gérer les enquêtes qu'un plus grand nombre d'informations sont désormais stockées sur plusieurs appareils mobiles différents. C'est pourquoi les entreprises doivent désormais utiliser des solutions comme gestion des appareils mobiles (MDM) et des services publics pour identifier et collecter de manière transparente des données pour une enquête interne.
Qu'est-ce qu'un logiciel MDM ?
Il est important que les gestionnaires de risques soient conscients des capacités MDM, surtout s'ils sont impliqués dans la découverte de données de quelque nature que ce soit. Les MDM constituent un outil d’investigation important pour la découverte et doivent être déployés dans toutes les entreprises, en particulier dans la culture du travail à distance.
La majorité des services informatiques des grandes entreprises utilisent un logiciel MDM pour surveiller et gérer en toute sécurité les smartphones, tablettes et ordinateurs portables utilisés par les travailleurs.
Dans un configuration BYOD (apportez votre propre appareil), MDM agit comme une solution de sécurité instrumentale pour les équipes informatiques des manières suivantes :
- La solution peut configurer et mettre à jour les appareils des employés de manière cohérente, standardisée et évolutive.
- Grâce aux MDM, les équipes informatiques peuvent également effectuer un diagnostic à distance et résoudre efficacement les problèmes.
- Un MDM peut unifier efficacement les informations dans un système unique et traçable
- Les services informatiques peuvent suivre le nombre d'employés qui accèdent aux données, aux fichiers et aux e-mails de l'entreprise.
- MDM peut fournir des informations précieuses sur différents types de données, notamment la messagerie vocale, les messages texte, les journaux d'appels ainsi que l'emplacement géographique des appareils.
L’importance du MDM
La gestion des appareils mobiles peut aider les employés à accéder à la messagerie d'entreprise sur un appareil et permet également aux entreprises d'effacer à distance la trace des e-mails des appareils si nécessaire.
MDM constitue une source d'informations centralisée importante du point de vue de l'enquête, car il surveille tous les types d'activités des employés, telles que l'accès aux e-mails, la voix et le chat. De plus, les MDM documentent précisément quand et comment les employés utilisent leurs appareils, ainsi que depuis quels endroits ils accèdent aux données de l'entreprise.
MDM en conformité interne
En matière d'enquêtes, le MDM peut s'avérer un outil utile car il permet aux équipes informatiques de suivre la manière dont les employés accèdent aux données de l'entreprise dans un système unique et traçable. MDM présente des informations précieuses sur où, quand et à partir de quels appareils les données d'entreprise sont accessibles.
Rôle du MDM dans la conformité
Pour rester rentables et conformes, les entreprises sont toujours à la recherche de la meilleure technologie disponible sur le marché et des moyens de la déployer sur tous les appareils des employés. Un plus grand nombre d'appareils dans l'organisation signifie qu'il y a plus de chances qu'une erreur se produise. Par conséquent, il est important de disposer d’une gestion robuste des appareils mobiles comme Scalefusion.
De la surveillance à distance des appareils entre les mains des employés à la sécurisation de chaque appareil pour empêcher la plus grande attaque en cas de violation de données, les solutions MDM jouent un rôle clé pour garantir l'efficacité opérationnelle et la conformité. Les MDM aident non seulement à gérer les appareils, mais ils aident également à surveiller comment et où les appareils sont utilisés en premier lieu.
Protection complète des données
Les entreprises disposent généralement de nombreuses données importantes et privées qui nécessitent une protection stricte. Avec le GDPR (Règlement général sur la protection des données) En place, les organisations n'ont ménagé aucun effort pour garantir la sécurité de leurs données commerciales.
Des milliers d'employés dans toutes les organisations utilisent des ordinateurs de bureau, des smartphones, des tablettes et des ordinateurs portables personnels pour accéder aux données. N'oublions pas d'ajouter que plusieurs employés tentent continuellement d'accéder à l'information à distance. Les administrateurs informatiques sont alors confrontés à la tâche colossale de garantir que chaque appareil est utilisé uniquement par la bonne personne, au bon moment.
Avec une solution MDM, l’équipe informatique peut :
- Verrouiller et effacer un appareil à distance
- Réinitialiser un mot de passe
- Déployez ou supprimez des applications sur toute une suite d'appareils
- Déployez des mises à jour le jour même sans l'intervention de l'employé
MDM peut se conformer au RGPD en utilisant les éléments suivants :
- Obtenir des informations sur la manière dont les applications sont utilisées et quelles données sont collectées
- Séparer les données personnelles et professionnelles
- Maintenir des audits de données appropriés
Si les grandes entreprises doivent être hautement conformes, elles doivent garder le contrôle sur chaque appareil, réduire la dépendance à l'égard des grandes équipes informatiques et être conscientes de la manière dont les employés utilisent leurs appareils pour accéder aux données de l'entreprise.
MDM fonctionne bien comme outil d’identification et de gestion des appareils, mais ne le confondez pas avec un outil de collecte médico-légale. Une fois qu'un appareil est identifié comme cible d'une enquête, les organisations peuvent alors utiliser un outil d'investigation pour collecter toutes les données commerciales de l'appareil mobile.
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Extraction des données MDM pour la conformité
Lorsqu’il s’agit de mener une enquête interne, le processus d’extraction et de décodage des données d’un si grand nombre d’appareils d’employés s’avère éprouvant. L’extraction de données est sans aucun doute simplifiée lorsqu’un MDM entre en scène. Pourtant, l’ensemble du processus fastidieux d’extraction, de nettoyage et de gestion des données relève souvent de l’équipe informatique.
Il n’est pas étonnant que les informations contenues dans une solution MDM soient très complètes et précises, mais leur interprétation peut être un véritable défi. défi pour le personnel informatique. Étant donné que le résultat brut d’un MDM est souvent difficile à comprendre, une feuille de calcul complète est importante pour déchiffrer les données. Avec une bonne solution MDM et un outil médico-légal complet à disposition, les données extraites peuvent être plus faciles à décoder et à comprendre.
Heureusement, il existe plusieurs outils de découverte électronique disponibles en ligne qui peuvent convertir les données extraites en conversations de type chat organisées de manière séquentielle et faciles à comprendre. Ces données peuvent à peu près imiter l’apparence et la sensation des interactions de personne à personne, tout comme elles apparaissent sur un téléphone.
L’extraction et le déchiffrement des données à des fins de conformité sont désormais devenus une capacité technique obligatoire pour les entreprises, en particulier celles qui cherchent à mener des enquêtes internes de manière rentable.
Résumant
Dans n’importe quelle configuration d’entreprise, les employés effectuent davantage de travail à distance que depuis leurs bureaux. Avec la pandémie actuelle et les règles obligatoires de travail à domicile, les professionnels de la conformité doivent comprendre l'importance des données MDM à des fins d'enquête.
Lorsqu’il s’agit de surveillance à distance, le professionnalisme, la confidentialité, l’indépendance et la cohérence des processus sont des éléments cruciaux pour planifier les enquêtes futures.
La plupart des entreprises utilisent plusieurs applications au sein de leur organisation, et MDM est l'un des outils qui permet aux enquêteurs de saisir rapidement des faits solides. Par conséquent, tirer parti d'un MDM comme Scalefusion dans le cadre de votre stratégie de conformité peut vous aider à gérer, comprendre et contrôler les informations critiques sur vos employés, produits et clients. Vous pouvez également protéger la manière dont les données peuvent être gérées et conservées au sein de votre entreprise. Un Solution MDM peut améliorer la traçabilité et la visibilité globales des données, ce qui rationalise davantage vos efforts de conformité et libère des ressources supplémentaires qui peuvent vous aider à relever des défis commerciaux supplémentaires.
