Les administrateurs informatiques et les employés sont toujours en lutte constante. Les employés utilisent des services non autorisés et destinés aux consommateurs pour partager des fichiers et améliorer leur productivité. Ils ne prêtent guère attention à la sécurité des données et à la confidentialité des documents des clients ou au respect de la conformité de l'entreprise. Lorsque cela se produit, les équipes informatiques n’ont aucun contrôle sur la manière dont les fichiers sont stockés et partagés et peuvent ne pas en être conscientes jusqu’à ce que les données soient compromises.
À l’ère actuelle du BYOD, les administrateurs informatiques mènent une bataille difficile pour changer le comportement des employés. Au lieu de cela, ils devraient adopter la collaboration numérique et adopter une solution de synchronisation et de partage de fichiers d'entreprise (EFSS) pour permettre aux employés de partager en toute sécurité des documents, des photos et des vidéos sur plusieurs appareils.
Explorons la synchronisation et le partage de fichiers d'entreprise (EFFS) et certains de ses avantages qui aideront les employés à collaborer de manière plus sécurisée.
Qu'est-ce que la synchronisation et le partage de fichiers d'entreprise (EFSS) ?
La plupart des outils de partage de fichiers que les gens utilisent ne répondent souvent pas aux normes de sécurité et de conformité auxquelles les entreprises doivent adhérer. C'est là qu'intervient l'EFSS. Il est conçu pour répondre aux besoins des entreprises.
EFSS est une solution logicielle permettant aux utilisateurs d'enregistrer des fichiers tels que des documents, des photos et des vidéos sur site ou dans le cloud, puis d'y accéder sur leurs appareils mobiles et leurs ordinateurs. Pour les manuels et rapports volumineux, les équipes ont souvent besoin de réduire la taille du fichier PDF Avant de partager, pour accélérer la synchronisation et respecter les limites de stockage. Similaire à un service de partage de fichiers grand public, il offre des fonctionnalités supplémentaires adaptées aux grandes entreprises.
EFSS stocke les fichiers dans un référentiel central, permettant aux employés de synchroniser et de partager du contenu en toute sécurité, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de leur organisation.
Pourquoi la synchronisation et le partage de fichiers d'entreprise (EFSS) sont-ils importants ?
Lorsque les entreprises ne fournissent pas de synchronisation et partage de fichiers appareil, les employés finissent par utiliser des outils personnels tels que la messagerie électronique, Google Drive ou Dropbox. Les options alternatives telles qu'un outil ECM (gestion de contenu d'entreprise) peuvent être compliquées à répondre aux besoins des employés.
Une solution EFSS combine la simplicité et la commodité des outils de partage de fichiers personnels avec des fonctionnalités orientées entreprise pour améliorer la productivité des employés. EFSS améliore également la sécurité et la flexibilité et donne le contrôle au personnel informatique.
Les principaux facteurs qui incitent les organisations à opter pour l’EFSS sont :
- Demande d'outils de collaboration
- Partage de fichiers sécurisé
- Prise en charge des appareils mobiles pour accéder au contenu
- Accès simple aux fichiers partagés
Avantages de la synchronisation et du partage de fichiers d'entreprise (EFSS)
Pour les services informatiques, une solution EFSS fiable fournit des fonctionnalités de niveau entreprise qui améliorent la sécurité, la flexibilité et le contrôle. Certains avantages de l’EFSS incluent :
1. Accès sécurisé depuis n'importe où
Les employés ne sont pas limités à un seul appareil appartenant à l'entreprise pour accéder aux fichiers de l'entreprise dans le cadre de leur travail. EFSS donne aux employés la possibilité de travailler et d'accéder à des données qui ne seraient pas accessibles autrement sur les appareils mobiles. La solution fait converger toutes les données vers un système centralisé qui peut rendre les données accessibles aux bonnes personnes à partir d'une gamme d'appareils mobiles.
2. Prévention des pertes de données et reprise après sinistre
Un service EFSS stocke et contrôle les données de manière centralisée pour éviter les fuites de données dues à une attaque de cybersécurité, à un appareil perdu ou volé ou à une erreur humaine. Même si la centralisation peut sembler une mauvaise idée, la mise en œuvre de mesures de sécurité telles que l’authentification à deux facteurs et le cryptage peut réduire l’exposition des données.
3. Maintenir les pistes d'audit et le contrôle des versions des documents
Le Piste d'audit Les solutions de partage et de synchronisation de fichiers offrent une visibilité complète sur l'accès aux documents. Les modifications apportées aux fichiers sont enregistrées et ne peuvent être effectuées que par les utilisateurs disposant d'un accès autorisé. Cela permet aux employés de trouver les versions les plus récentes des documents et de les comparer aux versions originales.
4. Flexibilité et sécurité améliorées
Les fonctionnalités de synchronisation et de partage de fichiers d'entreprise permettent une gestion ad hoc des fichiers afin de minimiser l'impact sur les processus existants tout en prenant en charge collaboration. Les fichiers peuvent être organisés en fonction des flux de travail existants, permettant aux employés de distribuer des documents numériquement avec un impact minimal.
Choses à retenir avant de choisir l’EFSS
Les organisations choisissent principalement une solution de synchronisation et de partage de fichiers d'entreprise en fonction du coût, des capacités de sécurité, gestion de contenu contrôles, fonctionnalités de productivité des utilisateurs et capacité à s'intégrer aux outils et processus métier existants. Scalefusion fournit les fonctionnalités de collaboration et de sécurité suivantes dont les organisations ont besoin.
- Contrôle d'accès granulaire
- Verrouillage et effacement de l'appareil à distance
- Protection par mot de passe
- Suivi et audit en temps réel
- Restrictions de téléchargement et de téléchargement de documents
- Sauvegarde sécurisée des données
Récapitulation
La prolifération de la mobilité de la main-d’œuvre et apportez votre propre appareil (BYOD) les programmes ont fait de la synchronisation et du partage de fichiers d’entreprise un incontournable pour les organisations. EFSS contribuera à répondre à la demande de collaboration accrue, de niveaux de sécurité plus élevés et de prise en charge de l'accès mobile aux documents d'entreprise.
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