L'origine du terme conformité remonte au verbe latin complet—ayant toutes les pièces; pour rendre entier ou parfait. La conformité est devenue populaire aux États-Unis à la fin du 20th siècle et a gagné du terrain au milieu des années 2000. Aujourd’hui, la plupart des organisations ont du mal à gérer des réglementations complexes qui mettent davantage l’accent sur la conformité. Bien que le respect des réglementations puisse sembler indésirable, les grandes organisations sont conscientes des répercussions du non-respect. En fait, le coût de la non-conformité est presque trois fois supérieur à celui d’un programme de conformité efficace.
Qu'est-ce qu'un programme de conformité ?
Un programme de conformité est un ensemble de politiques et de réglementations mises en place pour se conformer aux lois, règles et réglementations ou pour préserver la réputation de l'organisation. La fonction de conformité de l'organisation examine les lois et réglementations établies par les organismes gouvernementaux et garantit qu'une entreprise adhère aux règles externes et aux contrôles internes. Un programme de conformité robuste aide les organisations,
- Formuler et réguler les procédures
- Prévenir le non-respect de la loi
- Évaluer et identifier les problèmes dans les processus métiers
- Identifier la fraude grâce à des audits
- Aligner la culture, les règles et les procédures internes de l'entreprise
- Déterminer les processus d'exécution
Un bon programme de conformité présente des avantages significatifs. Un programme de conformité efficace,
- Encourage l’identification de risques jusqu’alors non identifiés
- Améliore la communication et le reporting à la haute direction
- Favorise un comportement éthique en encourageant une « culture de conformité »
- Permet aux entreprises d'améliorer leur capital de marque en démontrant leur rentabilité d'une manière juridiquement satisfaisante
Éléments clés pour créer un programme de conformité
Bien qu’il existe différents programmes de conformité, chacun d’entre eux doit comporter quelques éléments clés.
1. Donnez le ton en haut
Le point de départ de tout programme de conformité efficace est la haute direction et le sens des responsabilités qu'elle partage pour protéger les actifs financiers et réputation d'entrepriseLes engagements consignés dans des manuels, communiqués par courrier électronique ou publiés sur des sites Web ne sont que des vœux pieux, à moins que les dirigeants ne les mettent en pratique. Ils doivent soutenir et responsabiliser les personnes qui ont des responsabilités quotidiennes pour atténuer les risques et renforcer la confiance au sein de l'organisation.
2. Rassembler et examiner les politiques
Effectuer un audit des politiques pour examiner la documentation existante. Cela permet d’établir une base de référence pour un programme de conformité comportant des politiques et des attentes clairement définies. Une fois toutes les informations collectées, il est temps d'examiner les politiques, procédures et normes de conduite existantes pour garantir qu'elles sont conformes aux réglementations en vigueur, aux objectifs de conformité et aux attentes des dirigeants. Permettez que le nouveau programme de conformité soit facilement accessible aux employés. Mettre à jour et réviser régulièrement les politiques et s'assurer que tous les membres de l'organisation comprennent que les politiques de conformité sont la base d'un programme réussi.
3. Évaluations des risques
Les programmes de conformité ne consistent pas seulement à adhérer aux processus, mais aussi à comprendre les risques auxquels les organisations sont confrontées. Les organisations effectuent des évaluations pour identifier différents types de risques. Par exemple, un évaluation de l'audit interne est susceptible de résumer les risques financiers, opérationnels et de conformité. Dans le cadre de ce processus, il est crucial de vérifier une entreprise légitime pour garantir que tous les partenariats et collaborations respectent les normes de conformité. La fonction de conformité se concentre sur les risques les plus importants au sein de l'organisation et fournit la base pour déterminer les actions nécessaires pour éviter, atténuer ou remédier à ces risques.
4. Tests et surveillance
Des tests et une surveillance rigoureux du programme de conformité sont essentiels pour analyser les performances des politiques de conformité et apporter des changements progressifs en conséquence. Les processus de test et de surveillance commencent par la mise en œuvre de contrôles appropriés qui détectent les lacunes et veiller à ce que de bonnes politiques d'entreprise soient mises en œuvre. Tout changement dans les procédures est transparent et toutes les informations pertinentes sont documentées. Les résultats des évaluations des risques peuvent servir de point de départ aux programmes de tests et de surveillance.
5. Communication du programme de conformité
Le succès d’un programme de conformité dépend en grande partie de l’ouverture de la ligne de communication. Un programme de conformité devrait être intégré dans votre application de gestion des employés ou système et permettre aux employés de signaler les violations et de résoudre de manière anonyme les problèmes éthiques. L'établissement d'un chemin de communication entre la fonction de conformité et les employés est essentiel pour garantir que les incidents soient signalés et puissent être évités à l'avenir. Les organisations devraient également mener des programmes de formation pour améliorer la responsabilité en matière de comportement éthique grâce à des formations régulières et à des évaluations des performances.
6. Action corrective
Les risques sont partout, par exemple, une préoccupation importante surgit avec L'utilisation abusive potentielle de l'IA générative, que ce soit par la diffusion de fausses informations, la manipulation ou des résultats biaisés. Faire face à ces risques nécessite des mesures proactives pour se prémunir contre les conséquences imprévues. Un risque de non-conformité important peut être découvert grâce à un audit, un violation de données, ou un examen interne. Et lorsque cela se produit, la fonction conformité doit être dotée d’autonomie pour assurer un bon déroulement opérationnel. Comme mentionné précédemment, les organisations dépensent une fortune en matière de conformité. Sans une affirmation appropriée, les programmes de conformité n’auront pas d’impact réel.
Récapitulation
Bien qu’il n’existe pas d’approche unique pour un programme de conformité, les organisations doivent identifier leurs besoins en matière de conformité et leur impact sur leurs activités, produits et services. Si une organisation n’en dispose pas ou doit mettre à jour un programme existant, assurez-vous qu’il s’agit d’une somme de toutes les politiques et qu’il se concentre sur les domaines d’activité les plus sensibles présentant les risques les plus élevés.
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