Para muchas empresas, contar con personal remoto es un sueño hecho realidad. Permite reducir los costos, ahorrar tiempo de traslado y permitir que los miembros del equipo trabajen según sus propios términos.
Pero hay más que eso.
Si habla con cualquier trabajador remoto sobre sus condiciones de trabajo, es probable que escuche algunos problemas y quejas comunes de todos ellos. Problemas de comunicación, conectividad, dificultades técnicas relacionadas con la gestión de dispositivos, preocupaciones de seguridad y problemas de bienestar psicológico y motivación son algunos de los desafíos que se mencionan con más frecuencia en una fuerza laboral remota.
En este blog, explicaremos qué es la gestión de la fuerza laboral remota y luego hablaremos sobre sus beneficios y desafíos. Luego, brindaremos algunos consejos y prácticas sobre cómo gestionar una fuerza laboral remota de manera adecuada.
¿Qué es la gestión de la fuerza laboral remota?
Gestionar una fuerza laboral remota es bastante diferente a la gestión de un equipo interno. La gestión de la fuerza laboral remota se refiere a todas las prácticas que los gerentes deben llevar a cabo para mantener un equipo funcional y productivo de trabajadores remotos.
El principal desafío en la gestión de una fuerza laboral remota es que el equipo está disperso en diferentes lugares y posiblemente en diferentes zonas horarias. Por lo tanto, el mayor desafío de la gestión de la fuerza laboral remota es coordinar y sincronizar los esfuerzos del equipo. Un sistema confiable solución de trabajo remoto Puede ayudar a optimizar el soporte de TI, simplificar la comunicación y reducir el tiempo de inactividad en equipos dispersos geográficamente.
Aquí hay diferentes áreas a cuidar:
- Comunicación y colaboración entre los miembros del equipo.
- Gestión de dispositivos y tecnología.
- Políticas y prácticas adecuadas para garantizar el cumplimiento (legal y de seguridad).
- compromiso de los empleados y bienestar.
En la práctica, un equipo remoto enfrenta distintos desafíos en cada una de estas áreas. Analizaremos estos desafíos más adelante en el artículo y sugeriremos algunas prácticas recomendadas para gestionar y motivar adecuadamente a una fuerza laboral remota.
Beneficios de tener una fuerza laboral remota:
Antes de analizar los desafíos que enfrenta una fuerza laboral remota, es bueno analizar sus beneficios para ver por qué vale la pena.
- Costos reducidosCon una fuerza laboral remota, no es necesario alquilar una oficina ni pagar los costos de equipo y energía. Muchos equipos distribuidos también se benefician de soluciones optimizadas de acceso y programación al espacio de trabajo, como... reserva de espacio de trabajo Aplicación Alliance Virtual Offices: permite un uso flexible del espacio de reuniones y una presencia profesional sin un contrato de arrendamiento de oficina a largo plazo. Además, con software de gestión de adquisicionesLas empresas pueden controlar mejor sus gastos, eliminar gastos innecesarios y conseguir mejores ofertas en herramientas y suscripciones esenciales. Los miembros del equipo también pueden reducir los gastos de desplazamiento al trabajo.
- Grupo de talentos más grandeCon una fuerza laboral remota, tiene la opción de contratar a cualquier persona de cualquier parte del mundo, siempre que cuente con las herramientas adecuadas. Por lo tanto, dispone de una mayor reserva de talento para contratar en agencias de personal remoto como 1840 y compañía puede ayudarte a acceder fácilmente talento mundial, encargándose de todo, desde el abastecimiento hasta el cumplimiento normativo.
- Autonomía del empleado: Los miembros de equipos remotos sienten más libertad para gestionar el equilibrio entre su vida laboral y personal. Tomar el control de las horas de trabajo es un privilegio, especialmente en algunas circunstancias especiales. Sin embargo, es esencial entender cómo pagar a contratistas extranjeros para garantizar el cumplimiento de las regulaciones internacionales y el buen funcionamiento de las operaciones financieras.
- Incrementa la Productividad :Algunos estudios muestran que las fuerzas de trabajo remotas podrían ser más productivas que los equipos internos. Obviamente, esto depende de lo bien equipado, capacitado y administrado que esté el equipo remoto. Volveremos a este tema más adelante en este artículo.
Desafíos en la gestión de una fuerza laboral remota
El trabajo remoto se ha vuelto común desde la pandemia de COVID-19. Sin duda, permite que las personas trabajen en sus propios términos, pero plantea desafíos únicos para los gerentes y las empresas. Estos desafíos pueden afectar la comunicación, la productividad y la seguridad. Estos son los cinco desafíos principales de la gestión de equipos remotos:
1. Brechas de comunicación
En una oficina, es fácil acercarse al escritorio de un compañero o tener reuniones improvisadas. Para la gestión de personal remoto, estas interacciones espontáneas son difíciles, si no imposibles.
Para el 27% de los trabajadores remotos encuestados por Hubspot, las dificultades de comunicación y colaboración entre equipos se consideran el principal problema de conectividad.
La comunicación remota depende en gran medida de correos electrónicos, chats y videollamadas. Esto puede provocar interrupciones y malentendidos. Las diferencias horarias también pueden retrasar las respuestas y ralentizar los procesos de toma de decisiones. Estos problemas, junto con otros, crean brechas de comunicación entre los miembros del equipo, lo que en última instancia disminuye su productividad. Aquí es donde entra en juego una Solución de gestión de calendario para asistentes virtuales puede ayudar. Un asistente virtual que gestione la programación en diferentes zonas horarias puede mantener las reuniones en marcha y garantizar que las personas adecuadas estén disponibles cuando se necesiten. Realizar reuniones periódicas encuestas a empleados Puede ayudar a identificar dichos desafíos y brindar información para mejorar la colaboración.
2. Riesgos de seguridad
Los empleados que trabajan de forma remota suelen utilizar dispositivos personales y redes domésticas que pueden no tener las mismas medidas de seguridad que los dispositivos de la oficina. Esto aumenta el riesgo de violaciones de datos y ciberataques. Las empresas deben proteger la información confidencial y mantener el cumplimiento de las regulaciones y Tendencias en protección de datosUna excelente manera de lograr esto es mantener el control sobre los dispositivos de los empleados y la seguridad de la red, ya sea mediante la introducción de nuevas soluciones de software (como Software de gobierno corporativo) o establecer directrices de TI específicas. Hablaremos de esto en la siguiente sección.
3. Seguimiento de la productividad
En una oficina, los gerentes pueden observar a los empleados y medir su productividad viéndolos trabajar. Sin embargo, el trabajo remoto requiere métodos diferentes para realizar un seguimiento de la productividad, como Seguimiento de horas de gestión de proyectosMonitoreo de empleados, registros periódicos y establecimiento de hitos claros. Estos métodos a veces pueden resultar intrusivos para los empleados y podrían no medir ni supervisar con precisión su desempeño, especialmente para aquellos con horarios flexibles. Para superar estos desafíos, muchos equipos utilizan herramientas dedicadas a la planificación de la capacidadEstas plataformas le ayudan a visualizar quién está trabajando en qué, optimizar la distribución de la carga de trabajo y predecir cuándo los miembros del equipo tienen poco trabajo.
4. Problemas técnicos
El trabajo remoto depende en gran medida de la tecnología. En una encuesta de AnyDesk, más del 35 % de los encuestados afirman haber experimentado problemas informáticos, como problemas de Internet, fallos de software o fallas de hardware. adquisiciones internacionales Para los equipos remotos, garantizar el buen funcionamiento de la tecnología en diferentes regiones se vuelve aún más crítico para mantener la productividad.
A diferencia de un entorno de oficina donde el soporte de TI está fácilmente disponible, los trabajadores remotos pueden necesitar solucionar problemas de forma independiente, lo que puede llevar mucho tiempo y ser frustrante.
5. Mantener el compromiso
Otro desafío para un equipo remoto es mantener a sus miembros comprometidos y motivados. Sin las interacciones sociales de un entorno de oficina, los trabajadores remotos podrían sentirse desconectados de los objetivos y la cultura de la empresa. Los gerentes deben encontrar maneras de mantener a los empleados motivados e involucrados. Algunas de estas maneras incluyen brindar actualizaciones periódicas. reconocimiento de logrosy actividades de equipo virtuales. Utilizando software de recompensas para empleados También puede ayudar a aumentar la moral al reconocer los esfuerzos en tiempo real.
Incluso los gestos simples y considerados, como presentar un trofeo de años de servicio Durante una reunión de equipo, puede ser de gran ayuda para demostrar aprecio y reforzar un sentido de pertenencia dentro del equipo.
Si alguno de los cinco desafíos explicados hasta ahora genera inconvenientes y problemas para su equipo remoto, revise la siguiente sección. Analizaremos algunas técnicas y herramientas para gestionar su fuerza laboral remota y mejorar su productividad. También puede explorar... El mejor software de oficina virtual para optimizar la comunicación e impulsar la participación del equipo en entornos remotos.
Los mejores consejos y prácticas para gestionar el personal remoto
La gestión de una fuerza laboral remota requiere una planificación cuidadosa y la herramientas adecuadasEn esta sección, hemos dividido la estrategia para optimizar su fuerza laboral remota en tres partes (aunque verá que todas están muy conectadas entre sí):
1. Aprovechar las soluciones de gestión de dispositivos móviles
Gestión de dispositivos móviles El software es una herramienta que utilizan las organizaciones para administrar, monitorear y proteger dispositivos móviles como teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles. Este software permite a los departamentos de TI controlar y proteger los datos en una flota de dispositivos, lo que garantiza que se utilicen de manera segura y eficaz dentro de la empresa.
Las soluciones de gestión de dispositivos móviles (MDM) pueden ayudarle a gestionar su fuerza laboral remota de múltiples maneras:
- Mejor seguridad: MDM ayuda a proteger los datos de la empresa en todos los dispositivos, independientemente de la ubicación. Si se pierde un dispositivo, puede borrar los datos de forma remota.
- Administración de dispositivos más sencilla: Con MDM, su equipo de TI puede gestionar todos los dispositivos de la empresa desde un solo lugar. Esto hace que tareas como actualizar software o agregar nuevas aplicaciones sean mucho más sencillas.
- Equipando a los miembros del equipo: MDM garantiza que todos tengan las aplicaciones y herramientas adecuadas para hacer su trabajo. También puede bloquear sitios web o aplicaciones que distraigan, y resulta útil cuando se trabaja desde casa.
- Reduciendo costos: Cuando puedes solucionar la mayoría de los problemas del dispositivo de forma remota, gastas menos en Soporte de TIAdemás, cuando los dispositivos funcionan bien, la gente puede seguir trabajando sin interrupciones.
- Siguiendo las reglas de cumplimiento: Si su sector tiene normas estrictas sobre protección de datos, el software MDM puede ayudar a garantizar el cumplimiento de las normativas, incluso con un equipo que trabaje de forma remota.
Para aprovechar estos beneficios, es necesario elegir una solución MDM adecuada. Para ello, es necesario tener en cuenta estos dos consejos:
A. ¿Qué solución MDM es ideal para usted?
Empiece por hacer los deberes cuando esté configurando una solución MDM. Busque un sistema que funcione bien para su empresa. Piense en aspectos como:
- ¿Funcionará con todos tus dispositivos?
- ¿Tiene características de seguridad robustas?
- ¿Es fácil de utilizar para todos?
Después de elegir una, haga un plan para implementarla. Esto incluye crear cuentas de usuario, configurar dispositivos y capacitar a los empleados sobre cómo usar la plataforma MDM.
B. Cómo configurar la solución MDM:
Al configurar el MDM, configúrelo para que coincida con las reglas y las necesidades de seguridad de su empresa. Esto significa:
- Determinar cómo se pueden utilizar los dispositivos.
- Seleccione qué aplicaciones están permitidas.
- Configurar funciones de seguridad como cifrado y contraseñas.
No olvides mantener actualizada la configuración de tu MDM. Siempre aparecen nuevas amenazas de seguridad, por lo que es importante estar al tanto de las actualizaciones.
Cuando tu equipo trabaja de forma remota, la buena comunicación cobra aún más importancia. Veamos algunas técnicas y herramientas de comunicación remota para mantener a todos conectados y en sintonía.
2. Estrategia de comunicación y herramientas para la gestión de personal remoto
Cuando los equipos trabajan a distancia, pierden las interacciones físicas naturales de una oficina. Se acabaron las conversaciones improvisadas junto al dispensador de agua y las charlas rápidas en el escritorio. Esto hace que la comunicación remota intencional sea aún más importante. Una buena comunicación ayuda a evitar malentendidos, mantiene a todos alineados con los objetivos y mantiene la moral del equipo. Para reducir la fricción en la coordinación entre zonas horarias, utilizar software de programación automatizada para administrar su agenda en línea, enviar recordatorios inteligentes e integrar la disponibilidad directamente en sus flujos de trabajo de videoconferencia. Utilizando software de espacio de creación Puede optimizar la comunicación, garantizando que los equipos remotos se mantengan alineados y productivos.
A continuación se ofrecen algunos consejos para mejorar la comunicación entre los miembros del equipo remoto.
A. Videoconferencia
Las videoconferencias son ideales para reuniones presenciales a distancia, incluso cuando no estás en la misma sala. Permiten:
- Reuniones de equipo: Programar reuniones periódicas de equipo Donde todos pueden verse y escucharse. Esto ayuda a mantener un sentido de unidad y permite conversaciones en tiempo real.
- Registro individual: Los gerentes pueden usar videollamadas para reuniones personales con los miembros del equipo. Esto brinda un espacio para conversaciones más profundas sobre el progreso del trabajo, los desafíos y el bienestar personal.
- Presentaciones y demostraciones: Las videollamadas son ideales para mostrar algo visualmente. Puedes compartir tu pantalla para explicar un nuevo proceso o presentar resultados al equipo.
- Eventos sociales virtuales: Organice actividades de formación de equipos en línea o reuniones informales. Esto podría ser una pausa para el café virtual, una sesión de juego en líneao un equipo examen.
Consejos para realizar videollamadas efectivas
- Establezca una agenda y compártala de antemano.
- Utilice el botón de silencio cuando no esté hablando para reducir el ruido de fondo.
- Anime a todos a encender sus cámaras cuando sea posible.
- Grabe reuniones importantes para aquellos que no pueden asistir.
- Usa una Tomador de notas de reuniones de IA para capturar automáticamente puntos clave, elementos de acción y decisiones, para que los participantes puedan mantenerse concentrados en lugar de tomar notas.
B. Gestión de proyectos
Herramientas de gestión de proyectos Proporcionar un lugar central para organizar y hacer seguimiento del trabajoAyudan con:
- Asignación de tareas: Asignar tareas a los miembros del equipo y establecer fechas de vencimiento.
- Seguimiento de progreso: Vea de un vistazo en qué etapa se encuentran los diferentes proyectos.
- Almacenamiento de archivos: Mantenga todos los documentos relacionados con el proyecto en un lugar accesible.
- Colaboración: Comente las tareas para discutir detalles o proporcionar actualizaciones.
- Mejoras en la gestión de proyectos : Aquí es donde Herramientas de gestión de proyectos de IA Entra y ofrece funciones como programación automatizada, equilibrio inteligente de carga de trabajo y detección de riesgos en tiempo real.
Consejos para utilizar herramientas de gestión de proyectos
- Divida los proyectos grandes en tareas más pequeñas y manejables utilizando un gestión de proyectos .
- Utilice etiquetas o rótulos para categorizar las tareas (por ejemplo, urgente, en progreso, bloqueada).
- Actualice periódicamente los estados de las tareas para mantener la información actualizada.
- Integrar con otras herramientas como calendarios o la mensajería instantánea para un flujo de trabajo fluido.
- El proceso es más importante que las herramientas, y hay muchas software gratuito de gestión de proyectos Disponible para empezar.
C. Mensajería instantánea
Las herramientas de mensajería instantánea recrean las conversaciones rápidas e informales de una oficina. Son ideales para:
- Preguntas rápidas: En lugar de enviar un correo electrónico para una pregunta simple, los miembros del equipo pueden obtener respuestas rápidas a través del chat.
- Actualizaciones del equipo: Comparta anuncios breves o actualizaciones que no requieran una reunión completa.
- Charlas informales: Cree canales para debates no laborales para ayudar a los miembros del equipo a conectarse.
- Compartición de archivos: Quickly compartir documentos o imágenes relacionadas con el trabajo en curso.
Consejos para utilizar la mensajería instantánea de forma eficaz
- Crea canales separados para diferentes proyectos o temas.
- Utilice las actualizaciones de estado para que los demás sepan si está disponible u ocupado.
- Acordar las expectativas sobre el tiempo de respuesta (por ejemplo, responder dentro de las 2 horas durante el horario laboral).
- Utilice hilos para discusiones más largas para mantener los canales organizados.
3. Capacitación y apoyo a empleados remotos
La formación y el apoyo adecuados ayudan a los empleados remotos a hacer su mejor trabajo y sentirse conectados con la empresa. Veamos algunas áreas clave:
A. Incorporación de nuevos empleados remotos
Más allá de la comunicación y la gestión de dispositivos, las operaciones de dotación de personal ahora dependen del software. Plataformas modernas automatizar la incorporación remota, papeleo digital, cumplimiento normativo y asignaciones, a la vez que proporciona análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Si su conjunto de recursos humanos/ATS le resulta limitado, considere... Actualice a este software de dotación de personal Para optimizar la contratación, impulsar las colocaciones y reducir los trámites administrativos. Empezar un nuevo trabajo de forma remota puede ser complicado. Aquí te explicamos cómo hacerlo más sencillo.
- Crea un paquete de bienvenida: Envíe a los nuevos empleados un paquete de bienvenida digital con toda la información que necesitan sobre la empresa, su función y el equipo.
- Visita virtual a la oficina: Configure videollamadas para presentar a la nueva persona a diferentes miembros del equipo y departamentos.
- Sistema de amigos: Con sistema de amigosAsigne al nuevo empleado un miembro del equipo con experiencia que pueda responder a sus preguntas y ofrecerle apoyo.
- Extiendelo: No abarrote toda la capacitación en un solo día. Distribúyala a lo largo de una o dos semanas para evitar abrumar al nuevo empleado.
B. Desarrollo continuo de habilidades
Entrenamiento de equipo y desarrollo de talento Hoy en día, las habilidades son fundamentales para la transformación digital de las empresas y no deberían detenerse tras la incorporación. Aquí te presentamos algunas maneras de mantenerlas en forma.
- Cursos online: Ofrecer acceso a plataformas como Coursera o LinkedIn Learning para la educación continua, no solo para apoyar sus roles actuales sino también para ayudarlos mientras formateando sus currículums para el crecimiento profesional a largo plazo.
- Webinars: Organizar talleres periódicos en línea sobre temas relevantes.
- Sesiones de intercambio de habilidades: Incentive a los miembros del equipo a enseñarse mutuamente nuevas habilidades en sesiones breves en línea.
- Conferencias virtuales: Apoye la asistencia a eventos de la industria en línea para mantenerse actualizado con las tendencias.
C. Salud mental y bienestar
Trabajar desde casa puede resultar aislante. Aquí te contamos cómo puedes contribuir al bienestar de tu equipo.
- Registros regulares:Haga que los gerentes realicen llamadas individuales para ver cómo están los miembros del equipo.
- Fomente los descansos: Recuerde a las personas que deben tomar descansos regulares y alejarse de las pantallas.
- Eventos sociales virtuales: Organice actividades de formación de equipos en línea o reuniones informales.
- Recursos de bienestar: Proporcionar acceso en línea equidad en salud mental recursos o servicios de asesoramiento.
- Horario de trabajo híbrido: Esto permitiría que los miembros del equipo local disfruten de estar juntos si se sienten un poco distantes y solos.
D Soporte técnico
El trabajo remoto depende en gran medida de la tecnología. Es importante invertir en la tecnología adecuada. Plataformas de transformación digital y asegúrese de que su equipo tenga el apoyo adecuado.
- Servicio de ayuda informatica: Configure una forma para que los empleados obtengan ayuda con problemas técnicos rápidamente.
- Guías prácticas: Cree guías sencillas para tareas y herramientas tecnológicas comunes.
- Registros regulares: Haga que el personal de TI se ponga en contacto con los empleados para abordar los problemas actuales.
- Soporte de equipos: Tenga un proceso claro para solicitar y reemplazar equipos cuando sea necesario.
Conclusión
Administrando su fuerza de trabajo remota Y optimizar su rendimiento es más difícil de lo que parece. El objetivo final es crear una cultura de colaboración y comunicación significativas, y existen varios desafíos en el camino.
Esta guía le proporciona las herramientas adecuadas y las mejores prácticas para abordar diferentes aspectos de la gestión de la fuerza laboral remota, desde las brechas de comunicación hasta el compromiso de los empleados. Asegúrese de seguir estos pasos cuidadosamente para crear una fuerza laboral remota productiva.
