Los administradores y empleados de TI siempre están en una batalla constante. Los empleados utilizan servicios no autorizados y de nivel de consumidor para compartir archivos y mejorar su productividad. Apenas prestan atención a la seguridad de los datos y la privacidad de los documentos de los clientes o al cumplimiento del cumplimiento corporativo. Cuando esto sucede, los equipos de TI no tienen control sobre cómo se almacenan y comparten los archivos y es posible que no se den cuenta hasta que los datos se vean comprometidos.
En la era actual de BYOD, los administradores de TI están librando una ardua batalla para cambiar el comportamiento de los empleados. En su lugar, deberían adoptar la colaboración digital y adoptar una solución de sincronización y uso compartido de archivos empresariales (EFSS) para permitir a los empleados compartir de forma segura documentos, fotografías y vídeos en múltiples dispositivos.
Exploremos Enterprise File Sync and Sharing (EFFS) y algunos de sus beneficios que ayudarán a los empleados a colaborar de forma más segura.
¿Qué es Enterprise File Sync and Share (EFSS)?
La mayoría de las herramientas para compartir archivos que utilizan las personas a menudo carecen de los estándares de seguridad y cumplimiento que las empresas deben cumplir, y ahí es donde entra en juego EFSS. Está diseñado para satisfacer las necesidades empresariales.
EFSS es una solución de software que permite a los usuarios guardar archivos como documentos, fotos y videos localmente o en la nube y luego acceder a ellos en dispositivos móviles y computadoras de escritorio. Para manuales e informes extensos, los equipos a menudo... reducir el tamaño del archivo PDF Antes de compartir, para acelerar la sincronización y respetar los límites de almacenamiento. Es similar a un servicio de intercambio de archivos para particulares, pero con funciones adicionales, ideal para grandes empresas.
EFSS almacena archivos en un repositorio central, lo que permite a los empleados sincronizar y compartir contenido de forma segura tanto desde dentro como desde fuera de su organización.
¿Por qué es importante la sincronización y uso compartido de archivos empresariales (EFSS)?
Cuando las empresas no proporcionan un sincronización y uso compartido de archivos dispositivo, los empleados terminan usando herramientas personales como el correo electrónico, Google Drive o Dropbox. Las opciones alternativas, como una herramienta ECM (gestión de contenidos empresariales), pueden resultar complicadas para satisfacer las necesidades de los empleados.
Una solución EFSS combina la simplicidad y la conveniencia de las herramientas personales para compartir archivos con funciones orientadas a la empresa para mejorar la productividad de los empleados. EFSS también mejora la seguridad y la flexibilidad y brinda control al personal de TI.
Los principales factores que influyen en las organizaciones para optar por EFSS son:
- Demanda de herramientas de colaboración
- Compartir archivos de forma segura
- Soporte para dispositivos móviles para acceder al contenido
- Acceso sencillo a archivos compartidos
Beneficios de Enterprise File Sync and Share (EFSS)
Para los departamentos de TI, una solución EFSS confiable proporciona funciones de nivel empresarial que mejoran la seguridad, la flexibilidad y el control. Algunos beneficios de EFSS incluyen:
1. Acceso seguro desde cualquier lugar
Los empleados no están limitados a un único dispositivo de propiedad corporativa para acceder a los archivos de la empresa para trabajar. EFSS brinda a los empleados la capacidad de trabajar y acceder a datos a los que de otro modo no se podría acceder en dispositivos móviles. La solución reúne todos los datos en un sistema centralizado que puede hacer que los datos sean accesibles a las personas adecuadas desde una variedad de dispositivos móviles.
2. Prevención de pérdida de datos y recuperación ante desastres
Un servicio EFSS almacena y controla datos de forma centralizada para evitar la fuga de datos debido a un ataque de ciberseguridad, un dispositivo perdido o robado o un error humano. Si bien la centralización puede parecer una mala idea, implementar medidas de seguridad como la autenticación de dos factores y el cifrado puede reducir la exposición de los datos.
3. Mantener seguimientos de auditoría y control de versiones de documentos
El pista de auditoría Las soluciones de sincronización y uso compartido de archivos ofrecen una visibilidad completa del acceso a los documentos. Los cambios realizados en los archivos se registran y solo los pueden realizar los usuarios con acceso autorizado. Esto ayuda a los empleados a encontrar las versiones más actualizadas de los documentos y les permite comparar las últimas versiones con los borradores originales.
4. Mayor flexibilidad y seguridad
Las capacidades de sincronización e intercambio de archivos empresariales permiten la gestión ad hoc de archivos para minimizar el impacto en los procesos existentes y, al mismo tiempo, respaldar colaboración. Los archivos se pueden organizar según los flujos de trabajo empresariales existentes, lo que permite a los empleados distribuir documentos digitalmente con un impacto mínimo.
Cosas para recordar antes de elegir EFSS
La mayoría de las organizaciones eligen una solución empresarial de sincronización y uso compartido de archivos según el costo, las capacidades de seguridad, gestión de contenido controles, funciones de productividad del usuario y su capacidad para integrarse con herramientas y procesos comerciales existentes. Scalefusion proporciona las siguientes funciones de colaboración y seguridad que las organizaciones necesitan.
- Control de acceso granular
- Bloqueo y borrado remoto del dispositivo
- Protección con contraseña
- Seguimiento y auditoría en tiempo real
- Restricciones de carga y descarga de documentos
- Copia de seguridad de datos segura
Resumen
La proliferación de la movilidad laboral y trae tu propio dispositivo (BYOD) Los programas han hecho que la sincronización y el intercambio de archivos empresariales sean imprescindibles para las organizaciones. EFSS ayudará a satisfacer la demanda de una mayor colaboración, mayores niveles de seguridad y soporte para el acceso móvil a documentos corporativos.
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