El origen del término cumplimiento se remonta al verbo latino completo—tener todas las partes; para hacer completo o perfecto. El cumplimiento se hizo popular en los Estados Unidos a finales de los años 20.th siglo y ganó fuerza a mediados de la década de 2000. Hoy en día, a la mayoría de las organizaciones les resulta difícil abordar regulaciones complejas que ponen más énfasis en el cumplimiento. Aunque cumplir con las regulaciones puede parecer indeseable, las grandes organizaciones son conscientes de las repercusiones del incumplimiento. De hecho, el costo del incumplimiento es casi tres veces el costo de un programa de cumplimiento eficaz.
¿Qué es un programa de cumplimiento?
Un programa de cumplimiento es un conjunto de políticas y regulaciones implementadas para cumplir con leyes, reglas y regulaciones o para defender la reputación de la organización. La función de cumplimiento de la organización examina las leyes y regulaciones establecidas por los organismos gubernamentales y garantiza que una empresa cumpla con las reglas externas y los controles internos. Un programa de cumplimiento sólido ayuda a las organizaciones,
- Formular y regular procedimientos.
- Prevenir el incumplimiento de la ley
- Evaluar e identificar problemas en los procesos de negocio.
- Identificar el fraude mediante auditorías
- Alinear la cultura, las reglas y los procedimientos internos de la empresa.
- Determinar los procesos de ejecución.
Un buen programa de cumplimiento tiene importantes ventajas. Un programa de cumplimiento eficaz,
- Fomenta la identificación de riesgos no identificados previamente.
- Mejora la comunicación y la presentación de informes a la alta dirección.
- Promueve el comportamiento ético fomentando una “cultura de cumplimiento”
- Permite a las empresas mejorar el valor de su marca demostrando rentabilidad de forma legalmente satisfactoria.
Elementos clave para crear un programa de cumplimiento
Si bien existen diferentes programas de cumplimiento, cada uno de ellos debe tener algunos elementos clave.
1. Establece el tono en la parte superior
El punto de partida de cualquier programa de cumplimiento eficaz es la alta dirección y el sentido de responsabilidad que comparten para proteger los activos financieros y la reputación empresarial. Los compromisos escritos en manuales, comunicados por correo electrónico o publicados en sitios web son pura palabrería a menos que los líderes los pongan en práctica. Necesitan apoyar y empoderar a las personas que tienen responsabilidades diarias para mitigar el riesgo y generar confianza organizacional.
2. Cotejar y revisar políticas
Realizar una auditoría de políticas para revisar la documentación existente. Esto ayuda a establecer una base para un programa de cumplimiento que tenga políticas y expectativas claramente definidas. Una vez recopilada toda la información, es hora de revisar las políticas, los procedimientos y los estándares de conducta existentes para garantizar que estén en línea con las regulaciones actuales, los objetivos de cumplimiento y las expectativas de liderazgo. Permitir que el nuevo programa de cumplimiento esté disponible para los empleados. Actualizar y revisar periódicamente las políticas y garantizar que todos en la organización comprendan que las políticas de cumplimiento son la base de un programa exitoso.
3. Evaluaciones de riesgo
Los programas de cumplimiento no consisten solo en adherirse a los procesos sino también en comprender los riesgos que enfrentan las organizaciones. Las organizaciones realizan evaluaciones para identificar diferentes tipos de riesgos. Por ejemplo, un evaluación de auditoría interna Es probable que existan riesgos financieros, operativos y de cumplimiento concisos. La función de cumplimiento se centra en los riesgos que son más importantes dentro de la organización y proporciona la base para determinar las acciones necesarias para evitar, mitigar o remediar esos riesgos.
4. Pruebas y seguimiento
Las pruebas y el seguimiento sólidos del programa de cumplimiento son esenciales para analizar el desempeño de las políticas de cumplimiento y realizar cambios incrementales en consecuencia. Los procesos de prueba y monitoreo comienzan con la implementación de controles apropiados que detectan brechas y garantizar que se lleven a cabo buenas políticas corporativas. Cualquier cambio en los procedimientos es transparente y toda la información relevante está documentada. Los resultados de las evaluaciones de riesgos pueden servir como punto de partida para programas de prueba y seguimiento.
5. Comunicación del Programa de Cumplimiento
El éxito de un programa de cumplimiento depende en gran medida de abrir la línea de comunicación. Un programa de cumplimiento debería permitir a los empleados denunciar infracciones y abordar de forma anónima cuestiones éticas. Establecer una vía de comunicación entre la función de cumplimiento y los empleados es fundamental para garantizar que los incidentes se informen y puedan evitarse en el futuro. Las organizaciones también deberían llevar a cabo programas de capacitación para mejorar la responsabilidad por el comportamiento ético mediante capacitación periódica y evaluaciones de desempeño.
6. Acción correctiva
Los riesgos están en todas partes; por ejemplo, surge una preocupación sustancial con El posible uso indebido de la IA generativa, ya sea a través de la difusión de información errónea, la manipulación o resultados sesgados. Abordar estos riesgos exige medidas proactivas para protegerse contra consecuencias no deseadas. Un riesgo de cumplimiento significativo se puede descubrir mediante una auditoría, una Violacíon de datos, o una revisión interna. Y cuando eso suceda, la función de cumplimiento debe contar con autonomía para garantizar un buen progreso operativo. Como se mencionó anteriormente, las organizaciones gastan una fortuna en cumplimiento. Sin una afirmación adecuada, los programas de cumplimiento no tendrán un impacto en el mundo real.
Resumen
Si bien no existe un enfoque único para un programa de cumplimiento, las organizaciones deben identificar sus necesidades de cumplimiento y su impacto en sus actividades, productos y servicios. Si una organización no tiene uno o necesita actualizar un programa existente, asegúrese de que sea una suma de todas las políticas y se centre en las áreas comerciales más sensibles y con mayores riesgos.
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