Die meisten Unternehmen verfügen nicht über geeignete Tools zur Durchführung interner Untersuchungen, da immer zu viel zu berücksichtigen ist. Es ist unerlässlich, über Technologien und Prozesse zur Aufbewahrung, Sammlung, Verarbeitung und Überprüfung von Daten im Zusammenhang mit internen Untersuchungen zu verfügen. Für die meisten Organisationen ist es jedoch schwierig herauszufinden, wo sie anfangen sollen.
Durch einige Vorabbemühungen können Unternehmen die Ergebnisse etwaiger Untersuchungen verbessern. Einige zusätzliche Anstrengungen können eventuell auftretende rechtliche und logistische Komplikationen beseitigen, Unternehmen können sich darauf einstellen, wohin die Fakten führen werden, oder sogar vorhersagen, wie sich der Projektumfang in Zukunft ändern könnte.
Aufgrund der COVID-19-Pandemie und der ausschließlichen Notwendigkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, ist es umso schwieriger geworden, Ermittlungen zu verwalten, da mittlerweile mehr Informationen auf mehreren verschiedenen mobilen Geräten gespeichert sind. Aus diesem Grund müssen Unternehmen jetzt Lösungen wie verwenden Mobilgeräteverwaltung (MDM) und Dienstprogramme zur nahtlosen Identifizierung und Erfassung von Daten für eine interne Untersuchung.
Was ist MDM-Software?
Für Risikomanager ist es wichtig, sich der MDM-Funktionen bewusst zu sein, insbesondere wenn sie an der Datenermittlung jeglicher Art beteiligt sind. MDMs sind ein wichtiges forensisches Tool zur Entdeckung und müssen unternehmensübergreifend eingesetzt werden, insbesondere in der Remote-Arbeitskultur.
Die meisten IT-Abteilungen großer Unternehmen verwenden MDM-Software zur sicheren Überwachung und Verwaltung der von Mitarbeitern verwendeten Smartphones, Tablets und Laptops.
In einer Bring-Your-Own-Device (BYOD)-Einrichtung, MDM fungiert auf folgende Weise als wichtige Sicherheitslösung für IT-Teams:
- Die Lösung kann Mitarbeitergeräte auf konsistente, standardisierte und skalierbare Weise konfigurieren und aktualisieren.
- Mit MDMs können IT-Teams auch eine Ferndiagnose durchführen und Probleme effizient beheben.
- Ein MDM kann Informationen effektiv in einem einzigen, nachverfolgbaren System vereinen
- IT-Abteilungen können nachverfolgen, wie viele Mitarbeiter auf Unternehmensdaten, Dateien und E-Mails zugreifen.
- MDM kann wertvolle Informationen über verschiedene Datentypen bereitstellen, darunter Voicemail, Textnachrichten, Anrufprotokolle sowie geografische Standorte von Geräten.
Die Bedeutung von MDM
Die Verwaltung mobiler Geräte kann Mitarbeitern den Zugriff auf Unternehmens-E-Mails auf einem Gerät erleichtern und ermöglicht es Unternehmen außerdem, bei Bedarf die E-Mail-Spur von Geräten aus der Ferne zu löschen.
Aus ermittlungstechnischer Sicht ist MDM eine wichtige zentrale Informationsquelle, da es alle Arten von Mitarbeiteraktivitäten wie E-Mail-Zugriff, Sprache und Chat überwacht. Darüber hinaus dokumentieren MDMs genau, wann und wie Mitarbeiter Geräte nutzen und von welchen Standorten aus sie auf Unternehmensdaten zugreifen.
MDM in der internen Compliance
Wenn es um Untersuchungen geht, kann MDM ein nützliches Werkzeug sein, da es IT-Teams ermöglicht, in einem einzigen, nachverfolgbaren System zu verfolgen, wie Mitarbeiter auf Unternehmensdaten zugreifen. MDM liefert wertvolle Informationen darüber, wo, wann und von welchen Geräten auf Unternehmensdaten zugegriffen wird.
Rolle von MDM bei der Compliance
Um profitabel und konform zu bleiben, sind Unternehmen stets auf der Suche nach der besten auf dem Markt verfügbaren Technologie und den Möglichkeiten, diese auf allen Geräten ihrer Mitarbeiter einzusetzen. Je mehr Geräte in der Organisation vorhanden sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Fehler passiert. Daher ist es wichtig, über ein robustes Mobile Device Management wie Scalefusion zu verfügen.
Von der Fernüberwachung von Geräten in den Händen von Mitarbeitern bis hin zur Sicherung jedes einzelnen Geräts, um den größten Angriff bei einer Datenschutzverletzung zu verhindern, spielen MDM-Lösungen eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung betrieblicher Effizienz und Compliance. MDMs helfen nicht nur bei der Verwaltung der Geräte, sondern helfen auch dabei, zu überwachen, wie und wo Geräte überhaupt verwendet werden.
Vollständiger Datenschutz
Unternehmen verfügen in der Regel über viele wichtige und private Daten, die streng geschützt werden müssen. Mit dem DSGVO (Allgemeine Datenschutzverordnung) Unternehmen haben nichts unversucht gelassen, um die Sicherheit ihrer Geschäftsdaten zu gewährleisten.
Tausende Mitarbeiter in allen Unternehmen nutzen Desktop-Computer, Smartphones, Tablets und persönliche Laptops, um auf Daten zuzugreifen. Vergessen wir nicht hinzuzufügen, dass mehrere Mitarbeiter ständig versuchen, aus der Ferne auf Informationen zuzugreifen. Damit stehen IT-Administratoren vor der Mammutaufgabe, sicherzustellen, dass jedes Gerät nur von der richtigen Person zur richtigen Zeit verwendet wird.
Mit einer MDM-Lösung kann das IT-Team:
- Sperren und löschen Sie ein Gerät aus der Ferne
- Setzen Sie einen Passcode zurück
- Stellen Sie Apps auf einer ganzen Reihe von Geräten bereit oder entfernen Sie sie
- Führen Sie Updates noch am selben Tag aus, ohne dass der Mitarbeiter eingreifen muss
MDM kann die DSGVO einhalten, indem es Folgendes verwendet:
- Erhalten Sie Einblicke darüber, wie Apps genutzt werden und welche Daten erfasst werden
- Trennung von persönlichen und geschäftlichen Daten
- Aufrechterhaltung ordnungsgemäßer Datenprüfungen
Wenn große Unternehmen eine hohe Compliance einhalten müssen, müssen sie die Kontrolle über jedes Gerät behalten, die Abhängigkeit von großen IT-Teams verringern und sich darüber im Klaren sein, wie Mitarbeiter ihre Geräte verwenden, um auf Unternehmensdaten zuzugreifen.
MDM funktioniert gut als Tool zur Geräteidentifizierung und -verwaltung, aber verwechseln Sie es nicht mit einem forensischen Erfassungstool. Sobald ein Gerät als Untersuchungsziel identifiziert wurde, können Unternehmen mithilfe eines forensischen Tools alle Geschäftsdaten des Mobilgeräts sammeln.
Lesen Sie mehr: 10 Möglichkeiten, Unternehmensgeräte und -daten uneinnehmbar zu machen
Extrahieren von MDM-Daten für Compliance
Wenn es um die Durchführung einer internen Untersuchung geht, ist das Extrahieren und Dekodieren von Daten von so vielen Mitarbeitergeräten eine anstrengende Angelegenheit. Die Datenextraktion wird zweifellos vereinfacht, wenn ein MDM ins Spiel kommt. Dennoch fällt der gesamte umständliche Prozess der Datenextraktion, -bereinigung und -verwaltung oft in die Hände des IT-Teams.
Kein Wunder, dass die in einer MDM-Lösung enthaltenen Informationen sehr umfassend und genau sind, aber ihre Interpretation kann eine Herausforderung sein Herausforderung für die IT-Mitarbeiter. Da die Rohausgabe eines MDM oft schwer zu verstehen ist, ist eine umfangreiche Tabellenkalkulation wichtig, um die Daten zu entschlüsseln. Mit einer guten MDM-Lösung und einem umfassenden forensischen Tool lassen sich die extrahierten Daten leichter entschlüsseln und verstehen.
Glücklicherweise stehen online mehrere E-Discovery-Tools zur Verfügung, mit denen extrahierte Daten in sequenziell organisierte, leicht verständliche, chatähnliche Konversationen umgewandelt werden können. Diese Daten können das Erscheinungsbild persönlicher Interaktionen weitgehend nachahmen, so wie sie auf einem Telefon erscheinen.
Das Extrahieren und Entschlüsseln von Daten aus Compliance-Gründen ist mittlerweile zu einer obligatorischen technischen Fähigkeit für Unternehmen geworden, insbesondere für Unternehmen, die interne Untersuchungen kosteneffizient durchführen möchten.
Zusammenfassend
In jedem Unternehmensumfeld erledigen Mitarbeiter mehr Arbeit an entfernten Standorten als in Büroräumen. Angesichts der anhaltenden Pandemie und der obligatorischen Heimarbeitsregeln müssen Compliance-Experten verstehen, wie wichtig MDM-Daten für Untersuchungszwecke sind.
Wenn es um die Fernüberwachung geht, sind Professionalität, Vertraulichkeit, Unabhängigkeit und konsistente Prozesse entscheidende Bestandteile für die Planung zukünftiger Untersuchungen.
Die meisten Unternehmen nutzen organisationsübergreifend mehrere Anwendungen, und MDM ist eines der Tools, mit denen Ermittler schnell fundierte Fakten erfassen können. Daher kann der Einsatz eines MDM wie Scalefusion als Teil Ihrer Compliance-Strategie Ihnen dabei helfen, wichtige Informationen über Ihre Mitarbeiter, Produkte und Kunden zu verwalten, zu verstehen und zu kontrollieren. Sie können auch sicherstellen, wie Daten in Ihrem gesamten Unternehmen verwaltet und gepflegt werden können. Ein MDM-Lösung kann die allgemeine Rückverfolgbarkeit und Sichtbarkeit der Daten verbessern, was Ihre Compliance-Bemühungen weiter rationalisiert und zusätzliche Ressourcen freisetzt, die bei der Bewältigung zusätzlicher geschäftlicher Herausforderungen helfen können.
