IT-Administratoren und Mitarbeiter befinden sich ständig in einem ständigen Konflikt. Mitarbeiter nutzen nicht genehmigte und verbraucherorientierte Dienste, um Dateien auszutauschen und ihre Produktivität zu steigern. Sie achten kaum auf die Datensicherheit und den Datenschutz von Kundendokumenten oder die Einhaltung von Unternehmensvorschriften. In diesem Fall haben IT-Teams keine Kontrolle darüber, wie Dateien gespeichert und weitergegeben werden, und bemerken dies möglicherweise erst, wenn die Daten kompromittiert werden.
Im heutigen Zeitalter von BYOD kämpfen IT-Administratoren mit einem harten Kampf darum, das Verhalten der Mitarbeiter zu ändern. Stattdessen sollten sie die digitale Zusammenarbeit nutzen und eine EFSS-Lösung (Enterprise File Sync and Share) einführen, damit Mitarbeiter Dokumente, Fotos und Videos sicher über mehrere Geräte hinweg teilen können.
Lassen Sie uns Enterprise File Sync and Sharing (EFFS) und einige seiner Vorteile erkunden, die den Mitarbeitern helfen, sicherer zusammenzuarbeiten.
Was ist Enterprise File Sync and Share (EFSS)?
Den meisten File-Sharing-Tools, die von Menschen verwendet werden, fehlen häufig die Sicherheits- und Compliance-Standards, die Unternehmen einhalten müssen. Hier kommt EFSS ins Spiel. Es wurde entwickelt, um Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
EFSS ist eine Softwarelösung, mit der Benutzer Dateien wie Dokumente, Fotos und Videos vor Ort oder in der Cloud speichern und dann auf mobilen Geräten und Desktops darauf zugreifen können. Bei großen Handbüchern und Berichten benötigen Teams oft PDF-Dateigröße reduzieren vor der Freigabe, um die Synchronisierung zu beschleunigen und die Speicherbeschränkungen einzuhalten. Es ähnelt einem Filesharing-Dienst für Verbraucher, verfügt jedoch über zusätzliche Funktionen, die für große Unternehmen geeignet sind.
EFSS speichert Dateien in einem zentralen Repository und ermöglicht es Mitarbeitern, Inhalte sowohl innerhalb als auch außerhalb ihres Unternehmens sicher zu synchronisieren und zu teilen.
Warum ist Enterprise File Sync and Share (EFSS) wichtig?
Wenn Unternehmen keine bereitstellen Dateisynchronisierung und -freigabe Mit einem Gerät nutzen Mitarbeiter letztendlich persönliche Tools wie E-Mail, Google Drive oder Dropbox. Alternative Optionen wie ein ECM-Tool (Enterprise Content Management) können kompliziert sein, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.
Eine EFSS-Lösung kombiniert die Einfachheit und den Komfort persönlicher Filesharing-Tools mit unternehmensorientierten Funktionen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern. EFSS verbessert außerdem die Sicherheit und Flexibilität und gibt dem IT-Personal die Kontrolle.
Die wichtigsten Faktoren, die Organisationen dazu bewegen, sich für EFSS zu entscheiden, sind:
- Nachfrage nach Kollaborationstools
- Gesicherte Dateifreigabe
- Unterstützung für den Zugriff auf Inhalte über mobile Geräte
- Einfacher Zugriff auf freigegebene Dateien
Vorteile von Enterprise File Sync and Share (EFSS)
Für IT-Abteilungen bietet eine zuverlässige EFSS-Lösung Funktionen der Enterprise-Klasse, die Sicherheit, Flexibilität und Kontrolle verbessern. Zu den EFSS-Vorteilen gehören:
1. Sicherer Zugriff von überall
Mitarbeiter sind nicht auf ein einziges unternehmenseigenes Gerät beschränkt, um bei der Arbeit auf Unternehmensdateien zuzugreifen. EFSS gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, zu arbeiten und auf Daten zuzugreifen, die sonst auf mobilen Geräten nicht zugänglich wären. Die Lösung führt alle Daten in einem zentralen System zusammen, das den richtigen Personen von einer Reihe mobiler Geräte aus Daten zugänglich machen kann.
2. Prävention von Datenverlust und Notfallwiederherstellung
Ein EFSS-Dienst speichert und kontrolliert Daten zentral, um Datenlecks aufgrund eines Cybersicherheitsangriffs, eines verlorenen oder gestohlenen Geräts oder menschlichen Versagens zu verhindern. Auch wenn eine Zentralisierung nach einer schlechten Idee klingt, kann die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung die Gefährdung der Daten verringern.
3. Pflegen Sie Prüfprotokolle und die Versionskontrolle von Dokumenten
Die Prüfpfad Lösungen zur Dateifreigabe und -synchronisierung bieten vollständige Transparenz beim Dokumentenzugriff. An Dateien vorgenommene Änderungen werden aufgezeichnet und können nur von Benutzern mit autorisiertem Zugriff vorgenommen werden. So können Mitarbeiter die aktuellsten Dokumentversionen finden und die neuesten Versionen mit den Originalentwürfen vergleichen.
4. Verbesserte Flexibilität und Sicherheit
Funktionen zur Dateisynchronisierung und -freigabe für Unternehmen ermöglichen eine Ad-hoc-Verwaltung von Dateien, um die Auswirkungen auf bestehende Prozesse zu minimieren und gleichzeitig zu unterstützen Zusammenarbeit. Dateien können entsprechend bestehender Geschäftsabläufe organisiert werden, sodass Mitarbeiter Dokumente mit minimalem Aufwand digital verteilen können.
Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie sich für EFSS entscheiden
Organisationen entscheiden sich meist aufgrund von Kosten, Sicherheitsfunktionen und Content-Management- Steuerelemente, Benutzerproduktivitätsfunktionen und die Fähigkeit zur Integration in vorhandene Geschäftstools und -prozesse. Scalefusion bietet die folgenden Kollaborations- und Sicherheitsfunktionen, die Unternehmen benötigen.
- Granulare Zugriffskontrolle
- Remote-Gerätesperre und -löschung
- Passwortschutz
- Echtzeitverfolgung und -prüfung
- Einschränkungen beim Hoch- und Herunterladen von Dokumenten
- Sichere Datensicherung
Fazit
Die zunehmende Mobilität der Arbeitskräfte und Bring-Your-Own-Device (BYOD) Programme haben die Synchronisierung und gemeinsame Nutzung von Unternehmensdateien zu einem Muss für Unternehmen gemacht. EFSS wird dazu beitragen, die Nachfrage nach verstärkter Zusammenarbeit, höherem Sicherheitsniveau und Unterstützung für den mobilen Zugriff auf Unternehmensdokumente zu erfüllen.
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