Der Ursprung des Begriffs Compliance lässt sich auf das lateinische Verb zurückführen vollständig—alle Teile haben; ganz oder perfekt machen. Compliance wurde in den späten 20er Jahren in den Vereinigten Staaten populärth Jahrhundert und gewann Mitte der 2000er Jahre an Bedeutung. Heutzutage fällt es den meisten Unternehmen schwer, sich mit komplexen Vorschriften auseinanderzusetzen, bei denen die Compliance stärker im Vordergrund steht. Auch wenn die Einhaltung von Vorschriften unerwünscht erscheint, sind sich große Unternehmen der Auswirkungen der Nichteinhaltung bewusst. Tatsächlich sind die Kosten einer Nichteinhaltung fast dreimal so hoch wie die Kosten eines effektiven Compliance-Programms.
Was ist ein Compliance-Programm?
Ein Compliance-Programm besteht aus einer Reihe von Richtlinien und Vorschriften, die zur Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Vorschriften oder zur Wahrung des Rufs der Organisation eingeführt werden. Die Compliance-Funktion der Organisation prüft die von Regierungsbehörden erlassenen Gesetze und Vorschriften und stellt sicher, dass ein Unternehmen externe Regeln und interne Kontrollen einhält. Ein robustes Compliance-Programm hilft Unternehmen,
- Abläufe formulieren und regeln
- Verhindern Sie Gesetzesverstöße
- Bewerten und identifizieren Sie Probleme in den Geschäftsprozessen
- Identifizieren Sie Betrug durch Audits
- Passen Sie die Kultur, Regeln und internen Verfahren des Unternehmens an
- Bestimmen Sie die Ausführungsprozesse
Ein gutes Compliance-Programm bietet erhebliche Vorteile. Ein wirksames Compliance-Programm,
- Fördert die Identifizierung bisher nicht identifizierter Risiken
- Verbessert die Kommunikation und Berichterstattung an das obere Management
- Fördert ethisches Verhalten durch die Förderung einer „Kultur der Compliance“
- Ermöglicht Unternehmen, ihren Markenwert zu verbessern, indem sie ihre Rentabilität auf rechtlich zufriedenstellende Weise nachweisen
| Lesen Sie mehr: Die Rolle des Mobile Device Management (MDM) bei der Compliance |
Schlüsselelemente für die Erstellung eines Compliance-Programms
Obwohl es verschiedene Compliance-Programme gibt, sollte jedes einzelne einige Schlüsselelemente aufweisen.
1. Stellen Sie den Ton oben ein
Ausgangspunkt eines jeden effektiven Compliance-Programms ist die Geschäftsleitung und ihr Verantwortungsbewusstsein für den Schutz von Vermögenswerten und Geschäftsruf. Verpflichtungen, die in Handbüchern niedergeschrieben, per E-Mail kommuniziert oder auf Websites veröffentlicht werden, sind nur Lippenbekenntnisse, wenn die Führungskräfte sie nicht in die Tat umsetzen. Sie müssen die Personen, die täglich Verantwortung tragen, unterstützen und befähigen, Risiken zu mindern und Vertrauen in die Organisation aufzubauen.
2. Richtlinien zum Sammeln und Überprüfen
Führen Sie eine Richtlinienprüfung durch, um die vorhandene Dokumentation zu überprüfen. Dies trägt dazu bei, eine Grundlage für ein Compliance-Programm zu schaffen, das klar definierte Richtlinien und Erwartungen enthält. Sobald alle Informationen gesammelt sind, ist es an der Zeit, bestehende Richtlinien, Verfahren und Verhaltensstandards zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit den aktuellen Vorschriften, Compliance-Zielen und Führungserwartungen übereinstimmen. Sorgen Sie dafür, dass das neue Compliance-Programm den Mitarbeitern leicht zugänglich ist. Die regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung der Richtlinien sowie die Sicherstellung, dass jeder in der Organisation die Compliance-Richtlinien versteht, sind die Grundlage eines erfolgreichen Programms.
3. Risikobewertungen
Bei Compliance-Programmen geht es nicht nur um die Einhaltung von Prozessen, sondern auch um das Verständnis der Risiken, denen Unternehmen ausgesetzt sind. Organisationen führen Bewertungen durch, um verschiedene Arten von Risiken zu identifizieren. Zum Beispiel ein Beurteilung der internen Revision ist wahrscheinlich, finanzielle, operative und Compliance-Risiken zu präzisieren. Als Teil dieses Prozesses ist es entscheidend, Überprüfen Sie ein seriöses Unternehmen um sicherzustellen, dass alle Partnerschaften und Kooperationen den Compliance-Standards entsprechen. Die Compliance-Funktion konzentriert sich auf die größten Risiken innerhalb der Organisation und bietet die Grundlage für die Bestimmung der erforderlichen Maßnahmen zur Vermeidung, Minderung oder Behebung dieser Risiken.
4. Testen und Überwachen
Um die Leistung der Compliance-Richtlinien zu analysieren und entsprechende schrittweise Änderungen vorzunehmen, sind solide Tests und Überwachung des Compliance-Programms unerlässlich. Test- und Überwachungsprozesse beginnen mit der Implementierung geeigneter Kontrollen, die Lücken erkennen und Stellen Sie sicher, dass gute Unternehmensrichtlinien umgesetzt werden. Eventuelle Verfahrensänderungen sind transparent und alle relevanten Informationen werden dokumentiert. Die Erkenntnisse aus den Risikobewertungen können als Ausgangspunkt für Prüf- und Überwachungsprogramme dienen.
5. Kommunikation des Compliance-Programms
Der Erfolg eines Compliance-Programms hängt weitgehend von der Offenheit der Kommunikationswege ab. Ein Compliance-Programm sollte integriert werden Ihre Mitarbeiterverwaltungs-App oder System und ermöglichen es Mitarbeitern, Verstöße zu melden und ethische Probleme anonym anzusprechen. Die Einrichtung eines Kommunikationswegs zwischen der Compliance-Funktion und den Mitarbeitern ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Vorfälle gemeldet werden und in Zukunft vermieden werden können. Organisationen sollten außerdem Schulungsprogramme durchführen, um die Verantwortung für ethisches Verhalten durch regelmäßige Schulungen und Leistungsbeurteilungen zu verbessern.
6. Korrekturmaßnahmen
Risiken gibt es überall, z. B. wenn ein erhebliches Problem entsteht Möglicher Missbrauch generativer KI, sei es durch die Verbreitung von Fehlinformationen, Manipulation oder voreingenommene Ergebnisse. Der Umgang mit diesen Risiken erfordert proaktive Maßnahmen zum Schutz vor unbeabsichtigten Folgen. Ein erhebliches Compliance-Risiko kann durch ein Audit aufgedeckt werden, u. a Datenmissbrauchoder eine interne Überprüfung. Und wenn das passiert, muss die Compliance-Funktion mit Autonomie ausgestattet werden, um einen guten operativen Fortschritt sicherzustellen. Wie bereits erwähnt, geben Unternehmen ein Vermögen für Compliance aus. Ohne entsprechende Durchsetzung werden Compliance-Programme in der Praxis keine Auswirkungen haben.
Fazit
Zwar gibt es keinen einheitlichen Ansatz für ein Compliance-Programm, doch Unternehmen sollten ihre Compliance-Anforderungen und deren Auswirkungen auf ihre Aktivitäten, Produkte und Dienstleistungen ermitteln. Wenn eine Organisation nicht über eines verfügt oder ein bestehendes Programm aktualisieren muss, stellen Sie sicher, dass es eine Summe aller Richtlinien ist und sich auf die sensibelsten Geschäftsbereiche mit den höchsten Risiken konzentriert.
Scalefusion MDM kann Ihre organisatorischen Compliance-Programme und -Initiativen unterstützen. Entdecken Sie mehr mit a 14-Tage kostenlose Testversion Zeitraum.
